Al contratar personas para trabajar, es importante conocer los deberes y derechos de los empleadores y empleados, en Inglaterra se debe cumplir con el registro obligatorio de empleadores y seguro de responsabilidad , recibos de pagos, o nómina (Payslips), seguro nacional, y contribución de pensión privada.

Registrarse como empleador (employer)

Cuando se contrata a un nuevo empleado, primero necesita registrarse como empleador (register as an employer) en la oficina de impuestos – HMRC – (HM Revenue and Customs) Ingresos y aduanas de HM dentro de 4 semanas antes de que se efectue el primer pago al empleado.
Si opera una sociedad limitada de una persona (LTD), debe registrarse como empleador y como empleado al mismo tiempo.

Registro
Cree una cuenta de usuario en el sitio web de Government Gateway. Regístrese como empleador aquí.
Posteriormente, recibirás dos cartas por correo. La primera será la referencia de PAYE y la Oficina de Cuentas (Accounts Office reference) que se espera llegua dentro de los próximos 5 días, la segunda será un código de activación para la cuenta de PAYE Online dentro de 10 días.

Las empresas de construcción también deben registrarse en el Esquema de construcción (Construction Scheme). Para más información, vea nuestros artículos – Construcción en el Reino Unido.

Comience la nómina para su empleado

Para agregar el nuevo empleado a PAYE (Pay as You Earn) – payroll account la cuenta de nómina debe crearse en el primer pago de los salarios. Para administrar la nómina de su empresa, puede contratar a un contador, encargado de la contabilidad o hacerlo usted mismo.

Puede encontrar programas de nóminas oficiales para descargar en el sitio web de la Oficina de Impuestos.
Si su empresa emplea menos de 10 personas, puede encontrar software de nómina gratuito aquí Basic PAYE Tools.
Para los programas de nómina que administran más de 10 empleados, hay un cargo anual que comienza desde £ 70 para descargar Payroll-software.

Al agregar a sus nuevos empleados a la nómina utilizando el software de nómina descargado, notificará automáticamente a la oficina de impuestos a través de la sección Envío de pago completo (FPS – Full Payment Submission). Es necesario crear un número único: ID de nómina (Payroll ID) para cada empleado.

Si un empleado tiene un P45 (declaraciones de ganancias e impuestos pagados en ese año tributario) de su trabajo anterior, debe incluir sus detalles en su nómina.
Si el empleado no tiene P45, debe completar un Starter Checklist.

Se debe emitir una boleta de pago al empleado en cada día de pago. Se puede crear en formato Word /PDF simple. La siguiente información debe ser incluida:

  • Detalles del empleado
  • Código de impuestos y  número de NI, ID de nómina (Payroll ID)
  • Método de pago (efectivo, transferencia bancaria, cheque)
  • El período para el que se recibe el pago. Generalmente está marcado por la numeración de semanas, a partir del 5 de abril como semana 1 (los programas de nómina también muestran el número de la semana)
  • Salario bruto, deducciones de impuestos y NI, monto del salario neto,
  • Ingresos brutos anuales totales y deducciones de impuestos y NI hasta la fecha de pago.

Si contrata a alguien durante más de 1 mes, está obligado a entregar una versión escrita de su descripción del trabajo y los términos. Puede descargar un formulario preparado de Written Statement.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre Derechos laborales en Gran Bretaña.

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Seguros y contribuciones

Se requiere seguro de responsabilidad del empleador (Employer Liability Insurance) con una cobertura de seguro de al menos 5 millones de dólares una vez que contrate a un empleado. Puede comprarlo en cualquier compañía de seguros autorizada por la Financial Conduct Authority.

El Certificado de seguro de responsabilidad del empleador (Employer Liability Insurance Certificate) debe mostrarse donde puedan verlo los empleados y los inspectores. La penalización es £ 1000 si no se muestra correctamente y £ 2500 por día si no tiene seguro.
El seguro no es obligatorio si emplea a miembros directos de la familia, incluido el esposo, esposa, madre, padre, hijo, hermano, nieto o abuelo.

La contribución del empleador de National Insurance (National Insurance employer contribution) 13.8% se paga si el salario bruto de su empleado supera las £ 162 por semana o £ 702 por mes. Ejemplo: el pago semanal de un empleado es de £ 163, por lo que £ 163- £ 162=£ 1, por lo tanto, el empleador debe pagar 13.8% de £ 1. La contribución no se puede deducir del salario del empleado.

Plan de pensiones en el lugar de trabajo (Workplace Pension Scheme)
La contribución de la pensión del empleador en el lugar de trabajo (Employer’s workplace pension contribution) es del 2% es obligatoria para cada empleado que se unió al plan de pensiones y tiene un salario bruto de más de £ 116 por semana, £ 464 por 4 semanas,  £ 503 /mes o £ 5875 /año. Si las ganancias de los empleados son iguales o inferiores a estas cantidades, la contribución del empleador no es obligatoria. El empleado puede decidir si desea pagar alguna contribución.

El sistema consta de dos partes.
Una parte es la contribución propia del empleado, que es al menos 1% de su salario bruto. Esto será deducido de su salario.
La segunda parte es la contribución del empleador, que es al menos 2% del salario bruto del empleado. Esto no puede ser deducido del salario del empleado.

la inscripción automática la solicita usted como empleador si su empleado tiene entre 22 años de edad o de jubilación y su salario bruto anual es de al menos £ 10,000.

Un empleado cuyo salario sea inferior a £ 10,000 al año puede solicitar ser agregado a un plan de pensiones y no puede ser rechazado. Un empleado también puede solicitar la opción de exclusión del plan de pensiones del lugar de trabajo o puede solicitar una inscripción en en cualquier momento.

Sueldo del empleado | Matricula | Aporte del Empleado  |Aporte del Empleador

| £ 10000 o más       | Automático | —–Mínimo 1% ——| Mínimo 2%
| £ 5876 – £ 9999 -| A petición | —–Mínimo 1% ——| Mínimo 2%
| £ 5875 o menos —-| A petición|—– Mínimo 1% ——| No requerido

Todos los empleados deben ser informados por escrito de este plan de pensión, incluidos aquellos que no están obligados automáticamente a inscribirse. Puede encontrarlo en cartas de ejemplo aquí.

Para inscribirse y obtener más información, visite The Pensions Regulator.

Para obtener más ayuda, comuníquese con la Oficina de Impuestos (HMRC, por sus siglas en inglés) para obtener información sobre nuevos empleadores. Teléfono: 0300 200 3200 Dirección: National Insurance Contributions and Employers Office HM Revenue and Customs BX9 1BX United Kingdom.