Lorsque vous embauchez des personnes, il est important de connaître les droits et devoirs des employeurs et des employés en Angleterre. Vous devez vous conformer à l’enregistrement obligatoire de l’employeur et à l’assurance de responsabilité, Les fiches de paie, masse salariale, cotisations à l’assurance nationale et aux retraites privées.

Enregistrement en tant qu’employeur

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez d’abord vous inscrire en tant qu’employeur (register as an employer) au bureau des impôts – HMRC – HM Revenue and Customs au plus tard 4 semaines le premier paiement à l’employé a lieu.
Si vous operez une société à responsabilité limitée à une personne (LTD), vous  vous enregistrer en même temps en tant qu’employeur et employé.

Inscription
Créez un compte d’utilisateur sur le site Web de Government Gateway. Inscrivez-vous en tant qu’employeur ici (Register as a employer).
Par la suite, vous recevrez deux lettres par courrier. La premiére sera le PAYE et la référence Accounts Office reference du bureau des comptes attendus dans les 5 jours, la seconde sera un code d’activation du compte PAYE Online dans les 10 jours.

Les entreprises de construction doivent également s’inscrire auprès du programme de construction (Construction Scheme). Pour plus d’informations, consultez nos articles – Construction au Royaume-Uni.

Démarrer la paie de votre employé

Pour ajouter le nouvel employé à PAYE (Pay as You Earn) – payroll account un compte de paie doit être créé au premier paiement du salaire. Pour gérer la paie de votre entreprise, vous pouvez engager un comptable, ou faites-le vous-même.

Vous pouvez trouver les programmes de paie officiels à télécharger sur le site Web de l’administration fiscale.
Si votre entreprise emploie moins de 10 personnes, vous pouvez trouver le logiciel gratuit de paie ici Basic PAYE Tools.
Pour les programmes de paie gérant plus de 10 employés, le tarif annuel téléchargeable commence à partir de £70  Payroll-software.

L’ajout de vos nouveaux employés à la liste de paie à l’aide du logiciel de paie téléchargé notifiera automatiquement le bureau des impôts via la section Présentation complète des paiements FPS (Full Payment Submission). Un numéro unique – Identifiant de paie (Payroll ID) doit être créé pour chaque employé.

Si un employé a un P45 (état des gains et des taxes payées au cours de cette année d’imposition) de son emploi précédent, vous devez en inclure les détails dans sa masse salariale.
Si l’employé n’a pas P45, vous devez remplir  un formulaire Starter Checklist.

Une fiche de paie doit être remise à l’employé chaque jour de paie. Il peut être créé au format Word /PDF simple. Les informations suivantes doivent être incluses:

  • Détails de l’employé
  • Code fiscal et NI, numéro NI, identifiant de paie (Payroll ID)
  • Mode de paiement (espèces, virement bancaire, chèque)
  • La période pour laquelle le paiement est reçu. Il est généralement marqué par la numérotation des semaines, à partir du 5 avril, sous la forme de la semaine 1 (les programmes de paie indiquent également le numéro de la semaine)
  • Salaire brut, déductions de l’impôt et du revenu net, montant du salaire net,
  • Gains bruts annuels totaux et déductions de l’impôt et de la NI jusqu’à la date de paiement.

Si vous employez quelqu’un depuis plus d’un mois, vous devez obligatoirement fournir une version écrite de sa description de poste et de ses conditions. Vous pouvez télécharger un formulaire préparé de Written Statement.

Pour plus d’informations, consultez notre article sur les Droits du travail en Grande-Bretagne.

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Assurance et contributions

Une assurance de responsabilité employeur (Employer Liability Insurance) est requise avec une couverture d’assurance minimale de 5 millions £ une fois que vous avez embauché un employé. Vous pouvez l’acheter auprès de toute compagnie d’assurance agréée par la Financial Conduct Authority.

Le certificat d’assurance de responsabilité de l’employeur (Employer Liability Insurance Certificate) doit être affiché à la vue des employés et des inspecteurs. La pénalité est de £1 000  si elle n’est pas affichée correctement et de £ 2 500 par jour si vous n’avez pas d’assurance.
L’assurance n’est pas obligatoire si vous employez des membres directs de la famille , y compris un mari, une femme, une mère, un père, un fils, un frère, un petit-fils ou un grand-parent.

La contribution de l’employeur à l’assurance nationale (National Insurance employer contribution) 13,8% est payable si le salaire brut de votre employé dépasse £162 par semaine ou £702  par mois. Exemple: le salaire hebdomadaire d’un employé est de £163 . ceci dit, £163-£162= £1. Alors, vous devez payer 13,8% de £ 1. La contribution ne peut pas être déduite du salaire de l’employé.

Régime de retraite professionnel (Workplace Pension Scheme)
La contribution de l’employeur au régime de retraite (Employer’s workplace pension contribution) de 2% est obligatoire pour chaque employé ayant adhéré au régime de retraite et ayant un salaire brut . de plus de £116  /semaine,  £464 par semaine,  £503 /mois ou  £5875  /an. Si les revenus de l’employé sont égaux ou inférieurs à ces montants, la contribution de l’employeur n’est pas obligatoire. L’employé peut décider s’il souhaite ou non payer une contribution.

Le système est composé de deux parties.
Une partie est la contribution propre de l’employé, qui représente au moins 1% de son salaire brut. Ce sera déduit de leur salaire.
La deuxième partie est la contribution de l’employeur, qui représente au moins 2% du salaire brut de l’employé. Cela ne peut pas être déduit de leur salaire.

Une inscription automatique est exigée Si vous êtes un employeur; si vous êtes inscrit au requis, ou bien,  vous avez entre 22 ans et l’âge de la retraite, avec un salaire annuel brut d’au moins  £10 000.

Un employé dont le salaire est de moins de £ 10 000 par an peut demander d’être ajouté à un régime de retraite et ce ne peut être refusé. Un employé peut également demander à se retirer du régime de retraite professionnel ou à une inscription à  à tout moment.

Salaire de l’employé | Inscription | Salaire employé en | Salaire de l’employeur en

|£ 10000  ou plus | Automatique | Minimum 1%| Minimum 2%
| £ 5876 – £ 9999 | Sur demande|Minimum 1% | Minimum 2%
| £ 5875 ou moins | Sur demande |Minimum 1% —-| Non requis

Tous les employés doivent être informés par écrit de ce régime de retraite, y compris ceux qui ne sont pas obligatoirement inscrits. Vous pouvez trouver un fichier téléchargeable lettres d’exemple ici.

Pour vous inscrire et pour plus d’informations, visitez The Pensions Regulator.

Pour obtenir de l’aide, contactez le bureau des impôts (HMRC) du nouvel employeur. Tél.: 0300 200 3200 Adresse: National Insurance Contributions and Employers Office HM Revenue and Customs BX9 1BX United Kingdom