Quando si impiegano persone, è importante conoscere i doveri e i diritti dei datori di lavoro e dei dipendenti in Inghilterra. È necessario rispettare la registrazione obbligatoria del datore di lavoro e l’assicurazione di responsabilità , Payslips , buste paga, previdenza sociale e contributi previdenziali privati

Registrazione come datore di lavoro

Quando assumi un nuovo dipendente, per prima cosa devi registrarti come datore di lavoro presso l’ufficio delle imposte – HMRC – HM Revenue and Customs entro 4 settimane prima si verifica il primo pagamento al dipendente.
Se gestisci una società a responsabilità limitata per una sola persona (LTD), devi registrarti come datore di lavoro e impiegato allo stesso tempo.

Registrazione
Creare un account utente sul sito Web di Government Gateway. Registrati qui come datore di lavoro .
Successivamente, riceverai due lettere per posta. Il primo sarà il riferimento dell’ufficio PAYE e dell’account Office previsto entro 5 giorni, il secondo sarà un codice di attivazione per l’account PAYE Online entro 10 giorni.

Le compagnie di costruzioni devono inoltre registrarsi con il Schema di costruzione . Per ulteriori informazioni, consultare i nostri articoli – Costruzione nel Regno Unito.

Inizia il libro paga per il tuo dipendente

Per aggiungere  il nuovo dipendente a PAYE – l’account dei salari deve essere creato al primo pagamento degli stipendi. Per gestire il tuo libro paga aziendale, puoi assumere un contabile, o fai da te .

Puoi trovare i programmi del libro paga ufficiali da scaricare sul sito web dell’ufficio delle imposte.
Se la tua azienda impiega meno di 10 persone , puoi trovare software gratuito delle paghe qui Basic PAYE Tools.
Per i programmi di gestione stipendi che gestiscono più di 10 dipendenti , è previsto un addebito annuale che parte da £ 70 per il download Payroll-software.

Aggiungendo i tuoi nuovi dipendenti al libro paga utilizzando il software di gestione stipendi scaricato, notificherà automaticamente l’ufficio delle imposte tramite la sezione FPS (Full Payment Submission). È necessario creare un numero univoco – ID stipendi per ciascun dipendente.

Se un dipendente ha un P45 (dichiarazioni di guadagni e tasse pagate in quell’anno fiscale) dal suo precedente lavoro, è necessario includere i suoi dettagli nel suo libro paga.
Se il dipendente non ha P45 , devi compilare un Starter Checklist.

Una busta paga deve essere rilasciata al dipendente ogni giorno di paga. Può essere creato in un semplice formato Word /PDF. Le seguenti informazioni devono essere incluse:

  • Dettagli del dipendente
  • Codice fiscale e codice NI, numero NI, ID stipendi
  • Modalità di pagamento (contanti, bonifico bancario, assegno)
  • Il periodo di pagamento per il quale il dipendente viene pagato. Di solito è contrassegnato dalla numerazione delle settimane, a partire dal 5 aprile come la settimana 1 (i programmi paghe mostrano anche il numero della settimana)
  • Salario lordo, detrazioni di tasse e NI, importo salariale netto,
  • Totale guadagni lordi annui e detrazioni di imposte e tasse nazionali fino alla data di pagamento.

Se impieghi qualcuno per più di 1 mese, sei obbligato a fornire una versione scritta della descrizione del lavoro e dei termini . È possibile scaricare un modulo preparato di Written Statement.

Per maggiori informazioni consulta il nostro articolo su Diritti di lavoro in Gran Bretagna .

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Assicurazione e contributi

Assicurazione di responsabilità del datore di lavoro è richiesta con una copertura assicurativa di almeno £ 5 milioni una volta assunto un dipendente. Puoi acquistarlo da qualsiasi compagnia assicurativa autorizzata dalla Financial Conduct Authority.

Il Certificato di assicurazione di responsabilità del datore di lavoro deve essere visualizzato dove può essere visto dai dipendenti e dagli ispettori. Penalty è £ 1000 se non viene visualizzato correttamente e £ 2500 al giorno se non hai un’assicurazione.
L’assicurazione non è obbligatoria se si impiegano familiari diretti compresi marito, moglie, madre, padre, figlio, fratello, nipote o nonno.

Il contributo del datore di lavoro dell’assicurazione nazionale 13,8% è pagabile se lo stipendio lordo del tuo dipendente supera £ 162 a settimana o £ 702 al mese. Esempio: la paga settimanale di un dipendente è £ 163, quindi £ 163- £ 162=£ 1, quindi devi pagare il 13,8% di £ 1. Il contributo non può essere detratto dallo stipendio del dipendente.

Sistema pensionistico sul posto di lavoro
Il contributo pensionistico del datore di lavoro del datore di lavoro di 2% è obbligatorio per ogni dipendente che ha aderito allo schema pensionistico e ha un salario lordo di oltre £ 116 /settimana, £ 464 per 4 settimane, £ 503 /mese o £ 5875 /anno. Se i guadagni dei dipendenti sono uguali o inferiori a questi importi, il contributo del datore di lavoro non è obbligatorio. Il dipendente può decidere se vuole pagare qualsiasi contributo.

Il sistema è composto da due parti.
Una parte è il contributo del dipendente , che è almeno 1% del loro stipendio lordo. Questo sarà detratto dal loro stipendio.
La seconda parte è il contributo del datore di lavoro , che è almeno 2% del salario lordo del dipendente. Questo non può essere detratto dal loro stipendio.

La registrazione automatica è richiesta da te come datore di lavoro se il tuo dipendente ha un’età compresa tra 22 anni e il suo stipendio annuo lordo è almeno £ 10.000 .

Un dipendente il cui salario è inferiore a £ 10.000 all’ anno può richiedere di essere aggiunto ad uno schema pensionistico e non può essere rifiutato . Un dipendente può anche richiedere di opt-out dello schema pensionistico sul luogo di lavoro o può richiedere un iscrizione a in qualsiasi momento .

Stipendio del dipendente | Iscrizione | Pagamento dei dipendenti in | Paga del datore di lavoro

| £ 10000 o più | Automatico | Minimo 1% | Minimo 2%
| £ 5876 – £ 9999 | Su richiesta | Minimo 1% | Minimo 2%
| £ 5875 o meno | Su richiesta | Minimo 1% | Non richiesto

Tutti i dipendenti devono essere informati per iscritto di questo regime pensionistico, compresi quelli che non devono automaticamente essere iscritti. Puoi trovare lettere di esempio qui .

Per la registrazione e maggiori informazioni visitare The Pensions Regulator.

Per ulteriore assistenza contattare l’ufficio delle imposte (HMRC) per un nuovo datore di lavoro Tel: 0300 200 3200 Indirizzo: Contributi assicurativi nazionali e ufficio datori di lavoro HM Entrate e dogane BX9 1BX Regno Unito